Welke administratie moet je voeren in het verenigingswerk?

09/02/2021 - 10:33

Het is verplicht om een schriftelijke overeenkomst op te stellen tussen de club en de verenigingswerker.

Welke zaken moet je hierin verplicht vermelden?

  • Identificatiegegevens van de verenigingswerker
    • Naam en voornaam
    • Geboortedatum en -plaats
    • Adres
    • Rijksregisternummer
  • Identificatiegegevens van de organisatie
    • Benaming van de organisatie
    • Adres
    • Ondernemingsnummer (KBO), indien verplicht
  • opschrift “overeenkomst inzake verenigingswerk”
  • het voorwerp van de overeenkomst + algemene omschrijving van de beoogde activiteiten
  • de plaats van het verenigingswerk
  • werkrooster
  • de bepaalde duur (maximum 1 jaar)
  • de vergoeding (bruto voor de verenigingswerker)
  • de afgesloten verzekeringen
    • Burgerrechtelijke aansprakelijkheid (verplicht)
    • Lichamelijke ongevallen (verplicht)
    • Eventueel aanvullende verzekeringen
  • opzeggingstermijnen en opzegmodaliteiten (vermeld in de wet)
  • de toepasselijke regels inzake deontologie
  • de bevestiging dat de verenigingswerker werd ingelicht over de toepasselijke risico’s en voorschriften ter voorkoming van de realisatie van de risico’s + de verbintenis om deze na te leven

Er geldt een maximum van 3 overeenkomsten per jaar bij dezelfde organisatie. Maar er is geen beperking als je actief bent bij verschillende organisaties.

Een modelovereenkomst publiceren we binnenkort op onze website. 

Schorsing van de overeenkomst

Sommige incidenten kunnen ertoe leiden dat de overeenkomst inzake verenigingswerk tijdelijk niet kan worden uitgevoerd. In deze veronderstelling is de overeenkomst tijdelijk geschorst.

  • Tijdelijke overmacht (bv. uitvallen van verlichting)
  • Zwangerschaps- en bevallingsrust
    • 7 dagen vooraf de uitgerekende datum en 9 weken na de bevalling
  • Ziekte of ongeval
  • Toepassing van een geldend reglement (bv. onbespeelbaarheid van het veld)
  • Onvoorziene bijzondere omstandigheden

In het geval van schorsing is er geen enkele loongarantie voorzien. Het is echter wel aangewezen om dit in sommige gevallen toch een vergoeding toe te kennen.

Bijvoorbeeld: Een scheidsrechter staat op het veld en moet de wedstrijd na 30 minuten afbreken. Je kan in de overeenkomst wel een waarborg op het vlak van de vergoeding opnemen.

Tijdens de periode van schorsing behoudt elk van de partijen de mogelijkheid om een einde te stellen aan de overeenkomst inzake verenigingswerk mits inachtneming van in de overeenkomst overeengekomen voorwaarden en modaliteiten. Ook hier is het aangewezen om deze modaliteiten uitdrukkelijk in de overeenkomst te voorzien.

Einde van de overeenkomst

Een overeenkomst inzake verenigingswerk kent een einde:

  • door afloop van de termijn
  • na schriftelijk (of mondeling) akkoord van de partijen
  • door het overlijden van de verenigingswerker
  • door definitieve overmacht
  • door opzegging
    • Aan de hand van een brief met vermelding van het begin en de duur van de opzeggingstermijn 
  • wegens een dringende reden
    • Ernstige tekortkoming kunnen aantonen
    • Die elke samenwerking definitief en onmiddellijk onmogelijk maakt

Opzegging

Voor een overeenkomst inzake verenigingswerk voor een duur minder dan 6 maanden, is de opzeggingstermijn minstens 7 dagen. Indien de duur van de overeenkomst langer is, dan bedraagt de termijn ten minste 14 dagen. Voor beide partijen gelden dezelfde opzeggingstermijnen, ongeacht van wie het initiatief tot opzegging neemt.

Als de opzeggingstermijn niet wordt gerespecteerd of de overeenkomst zonder dringende reden wordt beëindigd, moet aan de andere partij een opzegginsvergoeding betaald worden. Deze sanctie geldt zowel voor de organisatie als voor de verenigingswerker.

 

Overeenkomst

< 6 maanden

Overeenkomst

6 maanden - 1 jaar

Opzeggingstermijn 7 dagen 14 dagen
Opzeggingsvergoeding €133,12 €266,25

De kennisgeving van de opzegging, al dan niet met een dringende reden, kan op slechts 3 manieren gebeuren:

  • Aangetekende brief (uitwerking 3e dag na de verzending)
  • Gerechtsdeurwaardersexploot
  • Afgifte van een geschrift
    • De handtekening van de andere partij op het duplicaat geldt enkel als bewijs van ontvangst

In het geval van een dringende reden moet je ook "het feit der rechtvaardiging" vermelden. Je geeft dus zeer gedetailleerd aan op basis van welke motieven deze beslissing werd genomen.

Tewerkstelling