Factuurdatum en datum van betaling vallen in een verschillend boekjaar. Wat nu?

In praktijk valt het wel eens voor dat je een factuur ontvangt in het éne boekjaar, maar pas betaalt in het volgende boekjaar. Of dat je een factuur aan een sponsor uitreikt in het éne boekjaar en je sponsor maakt het bedrag pas over in het volgende boekjaar. Hoe pak je dit nu aan?

  • Voor je btw-boekhouding is de factuurdatum van belang. Je neemt de factuur dus op in het aankoop- of verkoopjournaal op moment van het ontvangen/uitreiken van de factuur.
  • Voor je vereenvoudigde boekhouding kijk je naar datum van betaling. Zolang de factuur niet betaald werd, neem je het bedrag niet op in je vereenvoudigde boekhouding.

Stel je voor:

  • Je reikt op 20 december B1 een factuur uit aan je sponsor (B1 = Boekjaar 1).
  • Je sponsor betaalt op 10 januari B2 de factuur (B2 = Boekjaar 2).
  • De factuur komt in de btw-aangifte van het laatste kwartaal van 'Boekjaar 1', de betaling wordt verwerkt in je vereenvoudigde boekhouding van 'Boekjaar 2'.

Of:

  • Je maakt in het laatste kwartaal van 'Boekjaar 1' facturen op voor de lidgelden m.b.t. 'Boekjaar 2'. Ter info: het is niet verplicht facturen uit te reiken aan particulieren.
  • Sommige leden betalen reeds in 'Boekjaar 1'.
  • De facturen komen in de btw-aangifte van het laatste kwartaal van 'Boekjaar 1', de betalingen voor 31 december B1 komen in je vereenvoudigde boekhouding van 'Boekjaar 1'. Betalingen na 31 december B1 komen in je vereenvoudigde boekhouding van 'Boekjaar 2'.

Soms raken sportclubbestuurders door deze eerder uitzonderlijke gevallen in de war. Regelmatig wordt er geredeneerd volgens het 'sportief seizoen' dat kan afwijken van het boekjaar. In bovenstaand geval worden betalingen van lidgelden in 'Boekjaar 1' m.b.t. het sportief seizoen in 'Boekjaar 2' soms foutief in 'Boekjaar 2' geplaatst.

Zulke handelingen zorgen er in principe voor dat de eindsaldi/beginsaldi van je rekeningen/kassen niet meer kloppen.

In het Dynamo Project Online Boekhoudprogramma werd een extra controle ingebouwd om gebruikers hiertegen te beschermen. Gebruik je de toepassing al een tijdje en krijg je nu een controlemelding die stelt dat er een probleem is met je saldi? Dan zal de oorzaak waarschijnlijk in bovenstaande situaties te zoeken vallen. Controleer de saldi van de bankafschriften/kasboeken op de laatste/eerste dag van je boekjaar. Stemmen deze overeen met de saldi die je hebt opgenomen via het submenu 'Rekeningen/kassen'? Is dit niet het geval, pas de beginsaldi dan aan volgens de afschriften. De controlemelding verdwijnt waarschijnlijk vervolgens. Lijkt dit toch niet het geval te zijn, neem dan contact op met het Dynamo Project via yves@dynamoproject.be.