Hoe minimaliseer je de praktische problemen bij het oprichten van je vzw via www.e-griffie.be?

Je vzw oprichten kan al een tijdje via www.e-griffie.be. De verschillende stappen worden besproken in een veelgestelde vraag. Sportclubbestuurders raken echter niet altijd even makkelijk doorheen de applicatie. Met onderstaande praktische tips leg je het dossier via e-griffie hopelijk vlot neer:

  • Je opent de e-griffie best in Internet Explorer en in een oudere versie dan Windows 8.
  • Eerst moet je je identificeren via je elektronische identiteitskaart. Daarbij is uiteraard ook de PIN-code (vier cijfers) van je identiteitskaart belangrijk.
  • Voor de elektronische handtekening die je op het eind moet zetten, is vereist dat je de nieuwste update van Java gedownload hebt. Bij het inloggen krijg je hiervan in principe een melding indien dit niet het geval is. Je volgt dan best eerst de link zodat de update op je computer staat.
  • Zorg dat je de rijksregisternummers van de leden van de Raad van Bestuur bij de hand hebt. Deze nummers moet je ingeven in de applicatie (maar ze worden niet gepubliceerd).
  • Bij het ingeven van de namen en rijksregisternummers moet telkens een groen vinkje verschijnen. Is dat niet het geval, dan bevindt er zich een fout in de naam of het nummer.
  • Was er iets niet correct ingevuld, dan zal door een programmeerfout in de applicatie telkens het veld 'straatnaam' leeggemaakt worden. Scroll naar boven en controleer dus of alle velden nog ingevuld staan.
  • Je geeft uiteraard steeds de officiële naam op (is Jef de roepnaam, maar is de officiële naam Jozef dan vul je Jozef in).
  • Als je de gehandtekende oprichtingsakte inscant, zorg dan dat het document niet groter is dan 2 MB. Grotere versies kunnen namelijk niet toegevoegd worden aan het dossier.
  • De tekst van de oprichtingsakte moet je nogmaals in een tekstvak plakken. Zorg dat je hiervoor een Word-document met de tekst van de oprichtingsakte bij de hand hebt. Je kopieert en plakt deze tekst (bij voorkeur met de sneltoetsen [CTRL+ C ] & [CTRL+ V ]) in het tekstvak.
  • Voor technische vragen kan je terecht bij de ontwikkelaars van de applicatie. Je kan hen bereiken via de helpdesk van het Belgisch Staatsblad, zoals vermeld staat op www.e-griffie.be.

Momenteel kan je enkel een oprichting via de e-griffie doen. Wijzigingen aan bestaande vzw's kan je voorlopig niet elektronisch doorgeven. Navraag leert dat de wijzigingen zich momenteel in de testfase bevinden. In 2015 zouden deze wijzigingen ook elektronisch mogelijk moeten zijn.