Hoe organiseer je een algemene vergadering?

Vzw’s zijn wettelijk verplicht om 1 keer per jaar een AV te organiseren. Dit moet binnen de zes maanden na afsluiten van het boekjaar gebeuren.

De vzw-wet schrijft voor dat de raad van bestuur de AV samenroept. De oproeping gebeurt schriftelijk (per brief of per mail). Naast een oproepingsbrief wordt ook de agenda voor de AV meegestuurd. Een model van oproeping kan je downloaden onder "producten". Let erop dat je de uitnodigingen zeker tijdig verstuurt, want volgens de wet moet de oproeping minstens 8 dagen voor de datum van de AV verstuurd worden. Misschien zijn de statuten van jouw vereniging nog strenger, dan geldt de strengere regel van de statuten.

Op de AV wordt er over de punten op agenda beraadslaagd en beslist. Beslissingen worden in principe genomen bij gewone meerderheid van de aanwezige leden. Voor sommige speciale beslissingen (wijziging statuten, wijziging doel, uitsluiting lid en ontbinding vzw) zijn echter speciale meerderheden met aanwezigheidsquorum vereist. Van iedere AV moeten ook notulen opgemaakt worden. Duid dus best op voorhand iemand aan die deze taak op zich zal nemen.

Sommige bevoegdheden zijn door de wet exclusief voorbehouden voor de AV. De statuten kunnen de bevoegdheden van de AV echter ook nog uitbreiden. Een aantal zaken die sowieso op de agenda komen te staan, zijn onder meer: eventuele statutenwijzigingen, benoemingen of ontslagen van bestuurders, goedkeuren van de jaarrekening en begroting, kwijting voor de raad van bestuur….

Wanneer de jaarrekening en begroting op de AV goedgekeurd zijn, moet je ze indienen bij de griffie van de Rechtbank van Koophandel (kosteloos). Zijn er op de AV beslissingen genomen waaraan publicatieverplichtingen (statutenwijzigingen of benoeming/ontslag bestuurders) verbonden zijn, dan moet er na de AV gezorgd worden voor een publicatie in het Belgisch Staatsblad, ook via de griffie (hier zijn kosten aan verbonden). Zijn er op de AV nieuwe effectieve leden aanvaard, vergeet ze dan ook niet op te nemen in het ledenregister dat je op de zetel moet bijhouden. Ook het verslag van de algemene vergadering hou je bij op de zetel van de vzw.