Hoe organiseer je een algemene vergadering?

23/03/2021 - 16:18

Vzw’s zijn wettelijk verplicht om 1 keer per jaar een AV te organiseren. Dit moet binnen de zes maanden na afsluiten van het boekjaar gebeuren.

Volg hieronder even mee

De vzw-wetgeving schrijft voor dat het bestuursorgaan de AV samenroept. De oproeping gebeurt schriftelijk (per brief of per mail). Naast een oproepingsbrief wordt ook de agenda voor de AV meegestuurd. Een model van oproeping kan je downloaden onder "producten". Let erop dat je de uitnodigingen zeker tijdig verstuurt, want volgens de nieuwe vzw-wetgeving moet de oproeping minstens 15 dagen voor de datum van de AV verstuurd worden. Misschien zijn de statuten van jouw vereniging nog strenger, dan geldt de strengere regel van de statuten.

Op de AV wordt er over de punten op agenda beraadslaagd en beslist door de leden die aanwezig zijn of vertegenwoordigd worden door middel van een volmacht. Beslissingen worden in principe genomen bij gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige leden. Voor sommige belangrijke beslissingen (bv. wijziging statuten, wijziging doel, uitsluiting lid en ontbinding vzw) is echter een aanwezigheidsquorum en een bijzondere meerderheid vereist. 

Van iedere AV moeten notulen opgemaakt worden. Duid dus op voorhand iemand aan die deze taak op zich zal nemen.

Sommige bevoegdheden zijn door de wet exclusief voorbehouden voor de AV. De statuten kunnen de bevoegdheden van de AV echter ook nog uitbreiden. Een aantal zaken die sowieso op de agenda komen te staan, zijn onder meer: eventuele statutenwijzigingen, benoemingen of ontslagen van bestuurders, goedkeuren van de jaarrekening en begroting, kwijting aan het bestuursorgaan….

Wanneer de jaarrekening en begroting op de AV goedgekeurd zijn, moet je ze indienen bij de griffie van de Ondernemingsrechtbank (kosteloos). Zijn er op de AV beslissingen genomen waaraan publicatieverplichtingen (statutenwijzigingen of benoeming/ontslag bestuurders) verbonden zijn, dan moet er na de AV gezorgd worden voor een publicatie in het Belgisch Staatsblad, ook via de griffie (hier zijn kosten aan verbonden). Zijn er op de AV nieuwe effectieve leden aanvaard, vergeet ze dan ook niet op te nemen in het ledenregister dat je op de zetel moet bijhouden. Ook de notulen van de algemene vergadering hou je bij op de zetel van de vzw.

Organiseren van een schriftelijke of digitale algemene vergadering

Een algemene vergadering moest tot dusver steeds fysiek plaatsvinden. De corona-omstandigheden zorgen ervoor dat er nood is aan het moderniseren van de manier waarop een algemene vergadering plaats kan vinden. Met de coronawet van 20 december 2020 (houdende diverse tijdelijke en structurele bepalingen inzake justitie in het kader van de strijd tegen de verspreiding van het coronavirus COVID-19, B.S. 24 december 2020) wil de wetgever een permanente oplossing voorzien, die eigen is aan onze hedendaagse digitale manier van werken.

Goed nieuws dus. De mogelijkheid om schriftelijk of digitaal te vergaderen is wettelijk bepaald en is mogelijk vanaf de inwerkingtreding van deze wet op 24 december 2020, zonder dat hiervoor een statutenwijziging is vereist. De essentie van deze mogelijkheden vatten we hieronder voor je samen.

1. Schriftelijk vergaderen

De leden van de AV kunnen eenparig (unaniem) en schriftelijk alle besluiten nemen die tot de bevoegdheid van de AV behoren, met uitzondering van statutenwijzigingen. In dat geval dienen de formaliteiten van bijeenroeping niet te worden vervuld.

In de wet is geen specifieke bepaling opgenomen over het officieel ondertekenen van documenten bij een schriftelijke vergadering. Uiteraard moet je wel steeds de gekende bepalingen omtrent een AV respecteren. Bijvoorbeeld een uitnodiging per e-mail kan enkel verstuurd worden door de personen die daartoe gemachtigd zijn. Ook verslagen laat je ondertekenen door de personen met een machtiging. Raadpleeg dus altijd je statuten om de regels van je organisatie na te gaan!

2. Digitaal vergaderen

  • De keuze om een AV op afstand te organiseren wordt toevertrouwd aan het bestuursorgaan.
  • De oproeping tot de AV moet een heldere en nauwkeurige beschrijving van de procedures m.b.t. deelname op afstand bevatten. Indien de vzw een website heeft, dan worden die procedures daarop toegankelijk gemaakt voor diegene die het recht heeft deel te nemen aan de AV.
  • Leden van het bureau van de AV komen fysiek bijeen om de vergadering in goede banen te leiden
    • Voorzitter van de AV
    • Secretaris van de AV
    • Eventuele stemopnemers
  • De vzw moet de hoedanigheid en de identiteit van de leden kunnen controleren aan de hand van het gebruikte elektronische communicatiemiddel.
  • Het aanwezigheidsquorum en het stemquorum blijven van toepassing zoals bepaald door de wet of de statuten. Het lid dat op afstand deelneemt aan de AV, wordt geacht aanwezig te zijn op de AV.
  • Het gekozen communicatiemiddel moet het de deelnemers mogelijk maken om ten minste rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis te nemen van de besprekingen tijdens de vergadering en om hun stemrecht uit te oefenen met betrekking tot alle punten waarover de vergadering zich dient uit te spreken.
  • Het elektronische communicatiemiddel moet de leden bovendien ook in staat stellen om deel te nemen aan de beraadslagingen en vragen te stellen. Op deze mogelijkheid tot interactie is een uitzondering mogelijk tot 30 juni 2021 mits het bestuursorgaan in de oproeping tot de AV motiveert waarom de vzw niet over een dergelijk elektronisch communicatiemiddel beschikt.
  • Technische problemen tijdens de AV met deelname of stemming van leden, neem je op in de notulen.

Digitaal stemmen

Digitaal vergaderen betekent ook digitaal stemmen over de agendapunten. Als de AV niet te groot is kan je het rijtje afgaan en ieder lid bevragen of werken met handopsteking (eventueel met het digitaal handje). Verder bestaan er ook tools die je kan gebruiken om een stemming te organiseren. Wij geven alvast extra informatie en praktische tips over 4 mogelijke tools in een handig overzicht.

Voorafgaandelijk stemmen

Deze coronawet voegt ook de mogelijkheid toe om in de statuten te bepalen dat ieder lid langs elektronische weg op afstand kan stemmen vóór de AV, en dit volgens de voorwaarden en modaliteiten die bepaald worden in de wet en de statuten. Deze mogelijkheid (en modaliteiten) moet dus wel uitdrukkelijk bepaald worden in de statuten.

Andere verplichtingen

Als je sportclub een vzw is, moet je jaarlijks aan een aantal verplichtingen voldoen. We zetten ze voor jou op een rijtje.

 

Vzw