Online Boekhoudprogramma: Waarom kloppen je begin/eind saldi niet?

Soms krijg je in het Dynamo Project Online Boekhoudprogramma de melding dat je saldi niet kloppen of zie je zelf in het financieel overzicht dat je saldi niet overeenstemmen met je bankafschriften. Hoe komt dit?

Het systeem voert extra controles uit. Als sportclub geef je per boekjaar de beginsaldi van de rekeningen/kassen op (je kan de eindsaldi ook automatisch overboeken als beginsaldi wanneer je vorig boekjaar afgesloten werd). Stel dat je boekjaar loopt van 1 januari t.e.m. 31 december. Het systeem controleert vervolgens of je eindsaldi van het boekjaar (beginsaldi + ontvangsten - uitgaven) overeenstemmen met de ingevulde beginsaldi van het volgende boekjaar. Tot eind 2015 ging het systeem dit per boekjaar na. Vanaf 2016 werd de controle nog scherper gesteld met een nieuwe controleberekening vanaf het allereerste boekjaar. De controles brengen dus fouten naar boven die zowel recent gemaakt werden als een hele tijd terug.

Je gemaakte fout kan volgende oorzaken hebben:

  • Je hebt de beginsaldi van de rekeningen/kassen niet goed ingevuld.
  • Je hebt verrichtingen een verkeerde datum van betaling meegegeven. Dit valt vaak voor rond de jaarwisseling wanneer het oude jaartal nog in de vingers zit.
  • Je hebt een verrichting vergeten aan te duiden als betaald/ontvangen. Het vinkje "in boekhouding" staat m.a.w. niet aan.
  • Je hebt verrichtingen dubbel ingevoerd.
  • Je bent enkele verrichtingen vergeten in te voeren.

Onderstaand stappenplan kan je helpen de fout te ontdekken:

  1. Ga naar het submenu "Rekeningen/kassen” en controleer per aangemaakt boekjaar of de ingevoerde beginsaldi overeenstemmen met de saldi op je bankafschriften of in je kasboek. Indien op je bankafschrift 1.000 euro als beginsaldo voor 1 januari staat, moet je dit uiteraard ook verwerken in de online tool.
  2. Staan de saldi goed? Dan is de volgende eenvoudige en snelle controle in het submenu "Verrichtingen" per boekjaar te sorteren op de derde kolom "Datum betaling". Door enkele keren op de hoofding te klikken, kan je oplopend/aflopend sorteren. Zo komen verrichtingen die een fout jaartal hebben snel aan de oppervlakte. Let op: doe dit zowel voor het huidige boekjaar als de omliggende boekjaren. Het kan bijvoorbeeld zijn dat je een verrichting in het vorige boekjaar een datum van betaling uit het huidige boekjaar hebt gegeven.
  3. Werden alle betalingsdata ook goed ingevuld? Dan ben je misschien vergeten verrichtingen "in boekhouding" op te nemen. In het submenu "Verrichtingen" kan je filteren op "In boekhouding" = "Nee". Je krijgt dan alle verrichtingen die niet verwerkt zijn in je saldi. Misschien staan er bedragen tussen die in praktijk wel betaald/ontvangen werden. Ze komen hier naar boven zodat je ze kan opnemen "in boekhouding".
  4. Het probleem is nog steeds niet van de baan? Dan wordt de zoektocht wat intensiever. Je moet dan op zoek gaan naar dubbele/ontbrekende verrichtingen. De online tool heeft twee handige hulpmiddelen daarbij. Enerzijds kan je de verrichtingen exporteren naar Excel via de knop "Download" links onderaan de tabel in het submenu "Verrichtingen". Je zou dan bv. kunnen vergelijken met een Excel-export uit je online bankieren. Anderzijds heb je in datzelfde submenu bovenaan in het zoekvenster een knop "Pdf export". Daarmee kan je een handig pdf-bestand opvragen waar je steeds een tussenliggend saldo krijgt. Op die manier kan je vanaf de start van je boekjaar vergelijken met je bankafschriften tot je afwijkende saldi ontdekt.