Waar hou je best rekening mee wanneer de werking van je sportclub steunt op elektronische documenten?

Je sportclub doet mogelijk beroep op elektronische documenten in haar dagelijkse werking. Daar is helemaal niets mis mee, ze vormen vaak een handig hulpmiddel. Je maakt wel best een risicoanalyse van de mogelijke gevaren.

Voer je als sportclub bv. je boekhouding in een Excel-bestand, dan kunnen zich een aantal vervelende situaties voordoen:

  • Computer/laptop wordt gestolen
  • Computer/laptop crasht
  • Je vergeet het wachtwoord van een beveiligd bestand
  • Je verwijdert het bestand onbedoeld
  • Je past het bestand onbedoeld aan waarna je op opslaan klikt
  • Naar aanleiding van ruzie binnen het bestuur wil iemand de elektronische documenten niet meer vrijgeven
  • ...

Dit zijn scenario's waar je je als club best tegen wapent. Vormen bepaalde elektronische documenten een steunpilaar in de dagelijkse werking van je sportclub, hanteer dan een goed (backup) beleid. Enkele tips:

  • Maak backups op een externe harde schijf
  • Maak backups in de cloud, bv. via OneDrive of Google Drive
  • Maak backups op een NAS
  • Zet belangrijke documenten naar jezelf/het bestuur op mail
  • Maak bv. maandelijks of halfjaarlijks overzichten in pdf-formaat (die je bv. ook naar jezelf/het bestuur op mail zet)
  • Hou eventueel de belangrijkste overzichten bij in een map, dan heb je in het slechtste geval de zaken op papier staan