Waaraan moet een verantwoordingsstuk in je vereenvoudigde boekhouding voldoen?

Het registreren van financiële verrichtingen doe je aan de hand van verantwoordingsstukken. Dat kunnen zowel interne als externe documenten zijn. Interne documenten gebruik je voor verrichtingen waarbij geen derden betrokken zijn. Dat is bijvoorbeeld het geval als er leden zijn die de lidgelden in contanten betalen. Bij externe documenten is een derde partij betrokken. Het gaat dan bijvoorbeeld over een factuur, een kasticket, een bankuittreksel,… Voor de meest recente voorbeeldfacturen kan je naar www.dynamoproject.be/documenten gaan.

Waaraan moet een verantwoordingsstuk voldoen?

  1. Het stuk moet gedateerd zijn.
  2. Het stuk moet eenduidig zijn en de verrichting moet duidelijk omschreven worden.
  3. De herkomst van het stuk moet identificeerbaar zijn. Op een extern stuk moet de tegenpartij worden vermeld. Op een intern stuk moet kunnen worden vastgesteld van welke dienst of persoon het uitgaat.
  4. Bij de boeking moet op het stuk een verwijzing naar de overeenstemmende boeking worden vermeld.
  5. Het stuk moet geadresseerd zijn.
  6. Het stuk moet het bedrag vermelden.

Je moet er ook voor zorgen dat het stuk op elk tijdstip toegankelijk is en stelselmatig geklasseerd is. Het is overigens gebruikelijk dat op stukken van derden de datum van ontvangst wordt vermeld.