Wat te doen na het plaatsvinden van je Algemene Vergadering?

Op tijd én volgens de regels van de kunst/wet een AV organiseren is één ding. De nazorg van een AV is nog iets anders. Waar moet je rekening mee houden na de organisatie van je AV?

Dit hangt uiteraard ook af van de agenda van de vzw. Enkele zaken die je zeker moet in het oog houden zijn:

  • Worden volgens jullie statuten bestuurders voor onbepaalde duur benoemd?Zijn er nieuwe bestuurders benoemd of namen bepaalde bestuurders ontslag? Laat dit publiceren in het Belgisch Staatsblad.
  • Worden volgens jullie statuten bestuurders voor bepaalde duur benoemd? Ga dan na of de duur van het mandaat nog niet verstreken is. Is dat het geval, dan moesten de bestuurders (indien mogelijk) herbenoemd worden door de AV. Daarna volgt uiteraard ook een publicatie in het Belgisch Staatsblad.
  • De meeste sportverenigingen zijn kleine vzw's. Een neerlegging van de jaarrekening bij de Balanscentrale van de Nationale Bank is dus niet vereist. Het volstaat om een kopie van de bijlagen B en C neer te leggen op de griffie van de Rechtbank van Koophandel waar het verenigingsdossier van je vzw ligt. Deze kopie kan afgegeven of opgestuurd worden. Betalen is niet nodig aangezien er geen publicatie volgt.  Is jouw vzw een grote of hele grote vzw, dan moet je deze publicatie wél laten plaatsvinden. Je hebt hier 6 maanden de tijd voor.
  • Maak een verslag op van de AV. Indien er in de statuten (of HHR) iets bepaald is over het bezorgen van dit verslag aan de leden van de AV, dan hou je hier ook rekening mee. Let erop dat alle cruciale elementen (agendapunten) in het verslag terug te vinden zijn. Denk bv. aan de kwijting aan het bestuur, het goedkeuring van de jaarrekening en begroting, enz.
  • Stond er een statutenwijziging op de agenda? Vergeet deze dan ook niet te publiceren in het Belgisch Staatsblad.
  • Gebeurden er wijzigingen aan de samenstelling van de AV (nieuwe werkende leden of werkende leden die ontslag namen)? Vul dit aan het het Ledenregister (of Register der Effectieve/Werkende Leden) dat je moet bijhouden op de zetel van je vereniging.