Welke administratie moet je voeren wanneer je met vrijwilligers werkt?

Als je club met vrijwilligers werkt, dan moet je je aan de vrijwilligerswetgeving houden. Hiervoor moet je bepaalde zaken bijhouden:

- Je moet eerst en vooral je vrijwilligers op de hoogte brengen van hun rechten en plichten. Dit doe je door hen een informatienota te bezorgen. Op welke manier je deze informatie meedeelt aan de vrijwilliger maakt niet uit, maar het is uiteraard beter om dit schriftelijk te doen. Op die manier kan er geen discussie bestaan of de informatie al dan niet doorgegeven is. Via een vrijwilligersovereenkomst kun je met al je vrijwilligers duidelijke afspraken maken. Zo kent iedereen zijn rechten en plichten en vermijd je mogelijk al heel wat discussies.

- Daarnaast moet je ook een lijst behouden van je vrijwilligers. Indien de vrijwilligers onkosten uitbetaald krijgen, dan moeten de dagen waarop ze als vrijwilliger gewerkt hebben, samen met de bedragen die ze hiervoor ontvangen hebben, ingeschreven worden. Via het vrijwilligersregister kun je deze administratie perfect bijhouden. Bij een controle moet je deze lijst steeds kunnen voorleggen.