Welke documenten moet ik indienen wanneer ik de zetel van mijn vzw wil verplaatsen?

Voor je een zetelwijziging doorvoert, moet je die uiteraard eerst in de Algemene Vergadering besproken en goedgekeurd hebben. Het gaat immers om een statutenwijziging. Met welke quora je hiervoor moet rekening houden, lees je hier.

Om een zetelwijziging correct door te geven aan de griffie van de Rechtbank van Koophandel, heb je aanvraagformulieren I en II vzw nodig. Je kan deze formulieren na registratie gratis downloaden bij Producten.

Wat heb je nodig?

1) Aanvraagformulier I (in drievoud):
Luik A: Invullen
Luik B: Invullen
Luik C: /

2) Aanvraagformulier II (in drievoud):
Luik A: Invullen punt 1 en 2a en 4
Luik C: Invullen wat relevant is

3) Uittreksel van het verslag van de Algemene Vergadering
Op gewoon A4-papier


Van aanvraagformulier I vzw vul je luiken A en B in (luik C heb je dus niet nodig). Luik A bevat een aantal identificatiegegevens van de vzw. Voor een zetelwijziging vermeld je hier het oude adres van de zetel. In Luik B schrijf je de wijzigingen neer die Algemene Vergadering bepaald heeft:  je vermeldt dus waarheen de zetel verplaatst is (=het nieuwe adres). Onderaan in luik B komen de namen en functies van de bestuurders die de vzw rechtsgeldig vertegenwoordigen. Op de achterkant van het laatste blad van luik B komen diezelfde namen en de handtekeningen. Dit betekent dat je de formulieren enkelzijdig moet afdrukken.

Van aanvraagformulier II vzw vul je het luik A en mogelijks ook Luik C (bv. bij wijziging boekjaar) in. Luik A bevat een aantal identificatiegegevens van de vzw (zoals Luik A van aanvraagformulier I vzw). Bij een zetelwijziging vermeld je onder punt 4 het nieuwe adres van de zetel. In luik C vul je de gewijzigde informatie in. De rest laat je blanco. Onderaan luik C komt de handtekening van de persoon die het formulier invult.

Je voegt bij het dossier ook nog een uittreksel van het verslag van de Algemene Vergadering waarop de volledige tekst van de statuten, incl. de wijzigingen vermeld staan (dit stemt overeen met de tekst die je in Aanvraagformulier I, Luik B vermeld hebt).

Alvorens de ingevulde papieren in te dienen, moet eerst nog een publicatiekost aan het Belgisch Staatsblad betaald worden. Deze kost wordt jaarlijks geïndexeerd. Klik hier voor een recent overzicht van de publicatiekosten. Vervolgens dien je de formulieren in drievoud in (voeg ook een betalingsbewijs toe) bij de griffie van de bevoegde Rechtbank van Koophandel in de regio van je vzw. Het adres van de bevoegde Rechtbank van Koophandel vind je via de website van de FOD Justitie (externe link) of kan je navragen bij het Dynamo Project.