Welke documenten moet je indienen wanneer het bestuur van je vzw wijzigt?

Voor je een bestuurswijziging doorvoert moet je die uiteraard eerst in de algemene vergadering besproken en goedgekeurd hebben. Met welke quora je hiervoor rekening moet houden, lees je hier.

Om een bestuurswijziging correct door te geven aan de griffie van de Rechtbank van Koophandel, heb je aanvraagformulieren I en II vzw nodig. Je kan deze formulieren na registratie gratis downloaden bij Producten.

  • Aanvraagformulier I (in drievoud):
    • Luik A: Invullen
    • Luik B: Invullen
    • Luik C: /
  • Aanvraagformulier II (in drievoud):
    • Luik A: Invullen
    • Luik C: Invullen
  • Uittreksel van het verslag van de Algemene Vergadering
    • Op gewoon A4-papier

Van aanvraagformulier I vzw vul je luiken A en B in (luik C heb je dus niet nodig). Luik A bevat een aantal identificatiegegevens van de vzw. In luik B schrijf je de wijzigingen neer die je wil aanbrengen: naam, adresgegevens en functie van elke bestuurder die uit de Raad van Bestuur stapt en van elke nieuwe bestuurder die verkozen werd door de Algemene Vergadering. Onderaan in luik B komen de namen en functies van de bestuurders die de vzw rechtsgeldig vertegenwoordigen. Op de achterkant van het laatste blad van luik B komen diezelfde namen en de handtekeningen. Dit betekent dat je de formulieren enkelzijdig moet afdrukken.

Van aanvraagformulier II vzw vul je luiken A en C in. Luik A bevat een aantal identificatiegegevens van de vzw (zoals luik A van aanvraagformulier I vzw). In luik C vul je de gewijzigde informatie in. Eventueel niet relevante items (deel 2, 6 en 7 van luik C) laat je blanco. In de tabel onder deel 3 "Bestuur, vertegenwoordiging" noteer je de gegevens van bestuurders die ontslag nemen of benoemd worden. In de eerste kolom kies je "E" voor een bestuurder die ontslag neemt of "B" voor een bestuurder die benoemd wordt. In de volgende kolommen noteer je het rijksregisternummer, de naam en voornaam, de functie ("hoedanigheid") en de datum van de ingang van het ontslag of de benoeming. Onderaan luik C komt de handtekening van de persoon die het formulier invult.

Je voegt bij het dossier ook nog een uittreksel van het verslag van de Algemene Vergadering waarop de wijzigingen vermeld staan (dit stemt overeen met de tekst die je in Aanvraagformulier I, Luik B vermeld hebt).

Alvorens de ingevulde papieren in te dienen, moet eerst nog een publicatiekost aan het Belgisch Staatsblad betaald worden. Deze kost wordt jaarlijks geïndexeerd. Klik hier voor een recent overzicht van de publicatiekosten. Vervolgens dien je de formulieren in drievoud in (voeg ook een betalingsbewijs toe) bij de griffie van de bevoegde Rechtbank van Koophandel in de regio van je vzw. Het adres van de bevoegde Rechtbank van Koophandel vind je via de website van de FOD Justitie (klik hier) of kan je navragen bij het Dynamo Project.