Clubgrade: een stand van zaken

Het experimentele project Clubgrade heeft ondertussen een hele weg afgelegd. De eerste drie jaar zitten erop en met nog een laatste fase te gaan kijken we alvast volop uit naar de definitieve start in mei 2021! We zetten de lessen die we geleerd hebben en de plannen voor de toekomst graag even op een rijtje.

Hoe kijken sportclubs hun toekomst tegemoet? Wat willen ze bereiken? Wat loopt goed bij de Vlaamse sportclubs en kan inspirerend werken voor andere clubs? Welke noden of groeikansen stellen zij vast, en hoe doen we clubs van daaruit nadenken over hun toekomst? Waar komen sportclubs net dat tikkeltje tekort en op welke manier kunnen we als sportclubondersteunend Vlaanderen helpen de bestuurskracht van sportclubs te vergroten? Hoe doen we dit op een duurzame en gestructureerde manier in plaats van ad-hocoplossingen aan te reiken? En ook niet onbelangrijk: hoe vermijden we overlappend te werken met reeds bestaande dienstverlening gericht naar sportclubs in Vlaanderen?

Het project Clubgrade buigt zich de voorbije jaren over die vragen. Clubgrade helpt sportclubs bereiken wat ze willen bereiken en geeft hen de upgrade waar ze aangeven die nodig te hebben. Na een brede inputverzameling werd, in samenwerking met pilootclubs en experten, een experimenteel sportverenigingsondersteuningsmodel uitgewerkt.

De ontwikkelde methodiek voorziet een proces dat samen met de sportclub aangegaan wordt, dat zowel de lokale overheid als de sportfederatie betrekt en dat complementair werkt met de reeds bestaande dienstverlening. De methodiek laat toe dat iedere club een uniek traject doorloopt.

Uit de verschillende projectfasen van Clubgrade blijkt duidelijk dat er reeds veel kennis en ervaring aanwezig is in de Vlaamse sportclubs, en dat er nog veel kansen liggen in uitwisseling van deze ervaringen tussen Vlaamse sportclubs. Kruisbestuiving is dé kritische succesfactor om de aanwezige expertise in Vlaanderen verder te verspreiden.

De ontwikkelde methodiek werd getest bij verschillende groepen pilootclubs. Dankzij de input van deze pilootclubs en wetenschappelijke flankering door de Universiteit Gent werd de methodiek bijgestuurd en verfijnd waar nodig. Dit resulteert in een kwaliteitsvolle methodiek die uniek is binnen verenigingsondersteuning in Vlaanderen en daarbuiten.

Een gemotiveerde groep van 14 personen zorgt voor de begeleiding van de methodiek in de experimentele fase. Zij staan allen met beide voeten in het sportlandschap. Met professionele ondersteuning van organisaties Vrijwilligerswerk Werkt en Levuur werden zij opgeleid en bijgeschoold om de sportclubs volgens de Clubgrade-methodiek te versterken in hun beleidsvoerend vermogen. Ook hun ervaringen en bevindingen werden door de wetenschappelijke partner kritisch onder de loep genomen.

Fundament

Tijdens de voorbije vier jaar kreeg het projectteam van Clubgrade de kans tot een kwalitatieve methodiek te komen die ondersteund wordt vanuit het sportlandschap in Vlaanderen. In de eerste fase vond veelvuldig overleg plaats met heel wat verschillende actoren binnen en buiten de sport. De bedoeling was om zoveel mogelijk informatie te verzamelen en te leren van reeds opgedane kennis uit verschillende doelgroepen. Tijdens deze overlegmomenten was het essentieel om op volgende vragen een antwoord te vinden:

  • Waar zitten de inhoudelijke noden van sportclubs?
  • Hoe verhoog je het capterend vermogen van vrijwilligers en bestuursleden?
  • Wat brengt mensen in en rond verenigingen in beweging?

Deze overlegmomenten leverden cruciale inzichten op, zowel op inhoudelijk als op methodisch vlak. Enkele voorbeelden van geleerde lessen, zijn:

  • Er is een (over)focus op het sportieve.
  • Intermenselijke thema’s blijven vaak onderbelicht binnen de sportsector.
  • People management is binnen sportclubs vaak een knelpunt. Een opvallende bevinding hieromtrent is dat sportclubs aangeven dat ze niet ondersteund worden op deze thema’s, terwijl sportclubondersteuners uit federaties en lokale besturen aangeven deze vragen niet te ontvangen.
  • Er zit massaal veel kennis en ervaring in en rond een sportclub.
  • Het aanwerven van kennis wordt vaak beperkt tot mensen binnen de vaste kern, namelijk het bestuur en/of de trainers. Dit heeft als gevolg dat er vaak op een zeer operationele manier gemanaged wordt.
  • Er is vaak een deconnectie met verschillende stakeholders in en rond de club.
  • Er zijn heel veel zaken al geprobeerd, ontdekt of uitgevonden.

Daarnaast werden volgende inzichten zeer concreet verwerkt in de Clubgrade-methodiek:

  • Men moet met een club in verbinding staan om deze in beweging te krijgen. Een éénmalig contactmoment met één persoon is onvoldoende.
  • Clubs hebben nood aan procesbegeleiding, zonder dat er operationele zaken door een begeleider overgenomen worden.
  • Mensen leren op verschillende manieren.
  • Het is essentieel dat clubs zelf een traject kunnen bepalen en trekken.

Al deze bevindingen leverden succesfactoren op die de kans op slagen van een aangereikte methodiek sterk kunnen vergroten. Het is essentieel om te vertrekken vanuit een nood die het bestuur voelt en wil aanpakken. Binnen de methodiek mag de focus niet enkel liggen op de ontwikkeling van de inhoud. Binnen Clubgrade wordt er dan ook veel aandacht geschonken aan de manier waarop clubs effectief in beweging zullen komen. Een belangrijk onderdeel hiervan is het stakeholdermanagement. Enkel de nauwe kern van de club betrekken, is onvoldoende gebleken.

De methodiek zorgt voor verbinding tussen ondersteuners en sportclubs. De clubs kunnen aan de slag gaan met hun clubproject, met opvolging van een procesbegeleider. Binnen deze projecten maken we gebruik van de expertise die in Vlaanderen aanwezig is.

Het voortraject heeft de basis gelegd voor een methodiek die fundamenteel anders is dan de huidige manier waarop sportclubs ondersteund worden. Sportclubs hebben al op verschillende manieren adviezen, rapporten, tips… meegekregen hoe ze de werking van hun club kunnen verbeteren. Toch slagen ze er tot op heden vaak niet in om die optimalisaties op lange termijn te verduurzamen. Niet omdat een sportclub niet in beweging wil komen, maar vaak omdat men niet in staat is de aangereikte kennis te capteren. Het is dan weinig zinvol om in de club nog een zoveelste rapport of verslag neer te leggen. De Clubgrade-methodiek zet net in op de club in beweging krijgen en de aangereikte kennis laten capteren.

Een opvallende bevinding hierbij is dat dit een nieuwe manier van ondersteunen is. Sportclubondersteuners zijn het niet gewoon om op deze manier sportclubs te begeleiden. Het vraagt dan ook specifieke, vaak nieuwe, vaardigheden om een club zelf tot inzichten te laten komen.

De Clubgrade-methodiek gaat verder dan enkel een nieuwe structuur opzetten binnen een sportclub. Het gaat over een verandering van de cultuur. Om dit te bekomen is het louter samenbrengen van stakeholders binnen de club onvoldoende. De manier van verbinden en begeleiden van deze stakeholders is essentieel en maakt het verschil.

 

Architectuur

Luik 1: De centrale vraag

Vanuit het clubbestuur wordt de centrale vraag van de sportclub voorgedragen. Zij bepalen rond welke uitdaging de club aan de slag zal gaan. Ondanks het stakeholdermanagement dat eerder aangehaald werd, is het noodzakelijk om deze vraag te laten vertrekken vanuit het bestuur. Dit zorgt voor connectie met de sportclub, voor een mandaat vanuit het bestuur om beweging in gang te zetten. Allemaal essentiële elementen om het project te doen slagen.

Luik 2: Vraagverkenning in de club

Tijdens een eerste gesprek binnen de club gaan verschillende stakeholders samen de centrale vraag verkennen. De verschillende stakeholders werken hierbij samen in diversiteit. Dit is het sterkste wanneer er een diversiteit is in rollen die mensen in (en rond) de club opnemen. Dit zorgt voor verschillende perspectieven. Ook diversiteit in intensiteit van betrokkenheid en in leeftijd is een meerwaarde.

Het vraagverkennend gesprek wordt begeleid door een vraagverkenner. Dit is een, voor de club, externe persoon die helpt om de aangemelde vraag scherp te krijgen. Deze persoon is een neutrale facilitator en staat ten dienste van de club. De vraagverkenners hebben geen eigen agenda. Ze reiken een structuur aan waarbinnen de deelnemers samen kunnen nadenken. Ze luisteren, vatten samen, vragen (kritisch) door en vragen akkoord over conclusies.

De werkvorm die tijdens dit gesprek gebruikt wordt is essentieel. Door het gebruik van een template wordt het gesprek visueel. De piramidevorm van het gesprek zorgt ervoor dat iedereen aan het woord komt.

Luik 3: Casetafel inclusief wetenschappelijke bevraging

Tijdens een tweede gesprek in de club, de casetafel, worden de bevindingen van de vraagverkenning samengelegd met de bevindingen uit een wetenschappelijke bevraging. De wetenschappelijke bevraging wordt op voorhand ingevuld door de verschillende stakeholders en peilt enerzijds naar de organisatiegerichtheid en anderzijds naar de motiverende bestuursstijlen binnen de club. Op basis van de input van deze vragenlijst wordt een clubrapport opgesteld. In het clubrapport wordt meegegeven welke motiverende bestuursstijl domineert en welke minder aanwezig zijn. Ook perceptieverschillen tussen de verschillende stakeholders worden meegegeven.
De voordelen van dit rapport:

  • De cijfermatige analyse van de sportclub.
  • Leiden tot nieuwe inzichten die tijdens de vraagverkenning aan de oppervlakte gebleven zijn.
  • Bevestigen bepaalde inzichten.
  • Biedt een houvast om focus te houden op twee belangrijke aspecten van het beleidsvoerend vermogen binnen de sportclub, namelijk de harde en de zachte zijde.

Een clubrapport heeft nooit de bedoeling om te veroordelen. Om die reden wordt het rapport toegelicht door een opgeleide analist die de gegeven informatie binnen het juiste perspectief kan plaatsen.

De casetafel wordt opnieuw vanuit een 2.0 setting gevoerd. Het doel van dit gesprek is om een plan van aanpak te formuleren en te concretiseren. Op het einde van de casetafel kiest de club voor een clubproject. Hún clubproject.

Luik 4: Clubproject

Tijdens het clubproject gaat de club actief aan de slag rond het gekozen thema, volgens het traject dat op de casetafel werd beslist. Ook bij de uitwerking van dit project moeten verschillende stakeholders betrokken worden (2.0 setting).

Het is essentieel bij de uitrol van dit project dat de club zelf aan de slag gaat, met ondersteuning van Clubgrade. Op die manier past de club de opgedane inzichten zelf toe en vergroten we het collectief lerend vermogen.

Een clubproject kan verschillende vormen aannemen naargelang de noden van de club. Om dit enigszins beheersbaar te houden, maken we onderscheid tussen drie vormen, onafhankelijk van het thema waar de club rond wil werken.

 SmallMediumLarge
Wat?

Begeleiding van vier dagdelen binnen de club.

Small begeleiding + extra ondersteuning in de vorm van een opleiding in 2.0 context.

Maatwerk in ondersteuning.

Voor wie?Voor clubs die zelf in staat zijn om het project uit te voeren.Voor clubs die nood hebben aan een opleiding rond een specifiek thema.Voor clubs die nood hebben aan een intensieve begeleiding rond een specifiek thema.
Welke ondersteuningDe projectbegeleider denkt proactief mee na en volgt op dat het project effectief uitgevoerd wordt.

De projectbegeleider denkt proactief mee na en volgt op dat het project effectief uitgevoerd wordt.

De inhoud van deze opleiding is gelinkt aan de club, met toepassing in de club en opvolging door de projectbegeleider. De opleidingen vinden met twee of drie clubs samen plaats, zodat ze ervaringen kunnen uitwisselen, en wordt verzorgd door een expert in het thema.

De projectbegeleider denkt proactief mee na en volgt op dat het project effectief uitgevoerd wordt.

De ondersteuning wordt steeds op maat van de club gemaakt, samen met experts in het thema.


Hoe gaat het nu verder?

De komende maanden zetten we alles op alles om vanaf mei 2021 zoveel mogelijk clubs te bedienen. De opleiding en begeleiding van de vraagverkenners, een duidelijke communicatiestrategie en overlegmomenten met lokale besturen en federaties zijn maar een paar zaken die op de planning staan. Zeker in deze tijden zijn we er rotsvast van overtuigd dat Clubgrade een oplossing op lange termijn kan zijn voor het bestaan van veel sportclubs.

Heb je nog vragen of wil je meer weten?
Neem dan gerust contact op met Ellen Mallezie via clubgrade@vlaamsesportfederatie.be.

 

Gepost door: 
Ellen Mallezie