Laatst gewijzigd: 
dinsdag, 19 mei, 2020 - 09:26

Coronavirus: Wat als je (binnenkort) een algemene vergadering gepland had?

Naar aanleiding van het coronavirus wordt gevraagd om alle fysieke vergaderingen te annuleren. 

Juridisch gezien stelt de vzw-wetgeving dat een Algemene Vergadering uiterlijk zes maanden na het einde van het boekjaar moet plaatsvinden. Sommige statuten zijn echter strenger en vereisen bv. dat de AV plaatsvindt in het eerste kwartaal van het jaar. Het coronavirus heeft hier dus wel degelijk een invloed op. De AV uitstellen is nodig in het kader van de recente gebeurtenissen en daarom werd op 9 april 2020 een KB gepubliceerd dat specifieke regels uitvaardigt.

Het Koninklijk besluit nr. 4  van 9 april 2020 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie werd vandaag gepubliceerd. Het volmachtbesluit zal retroactief in werking treden vanaf 1 maart tot het einde van de coronamaatregelen (op dit moment 3 mei, maar indien nodig wordt deze termijn nog uitgebreid).

1. Uitstel van de AV

Het volmachtbesluit voorziet in een uitstelmogelijkheid van 10 weken (tot 8 september), zodat men de AV's ook nog kan organiseren na 30 juni (de einddatum in normale niet-coronaomstandigheden voor vzw's die hun boekjaar op 31/12 afsluiten). Ook het neerleggen van de jaarrekening krijgt hetzelfde uitstel toegestaan.

Wat moet je praktisch doen?

  • Het bestuursorgaan neemt de beslissing om de algemene vergadering uit te stellen. De bijeenkomst van het bestuursorgaan kan eenparig schriftelijk genomen worden of via een elektronische vergadering (zelfs als dat niet in de statuten is voorzien).
  • De leden en bestuurders (en eventueel commissaris) worden verwittigd via mail of per post.
  • Voor de uitgestelde algemene vergadering moet een nieuwe oproeping gestuurd worden zodat datum en plaats voor iedereen duidelijk zijn.

Een AV die al gepland was, maar niet kan plaatsvinden door de coronamaatregelen kan ook uitgesteld worden op voorwaarde dat alle leden hier correct over geïnformeerd worden (via website, mail of post).

Voor gesubsidieerde sportfederaties, OSV’s en andere actoren bepaalt het decreet georganiseerde sportsector dat het saldo pas uitbetaald kan worden nadat Sport Vlaanderen onder andere het ondertekende verslag van de algemene vergadering, waarin de jaarrekening van het voorbije jaar werd goedgekeurd, heeft ontvangen. 
 
Sport Vlaanderen zal begin juli eenmalig de saldi uitbetalen zonder ondertekend verslag van de AV, op voorwaarde dat de jaarrekening 2019 door de raad van bestuur werd goedgekeurd. De uitbetaling van het saldo zal gebeuren op voorwaarde dat de notulen van de bestuursvergadering opgeladen werden in het webformulier rapportering basiswerking 2019 (uploadveld Verslag Algemene Vergadering). De sportfederatie/OSV bezorgt het ondertekend verslag van de algemene vergadering waarin de jaarrekening 2019 werd goedgekeurd zo snel als mogelijk aan Sport Vlaanderen, uiterlijk 1 week na de effectieve goedkeuring van het verslag, en ten laatste op 30 september 2020. Dat verslag wordt opgeladen in het voormelde webformulier. 
 
Het is belangrijk om te vermelden dat de subsidies 2019 waarvoor Sport Vlaanderen nog geen ondertekend verslag van de AV heeft onder voorbehoud toegekend worden. De subsidie zal pas definitief vastgesteld worden na ontvangst van het ondertekend verslag.

2. Schriftelijke procedure AV

Deze optie bestaat erin de vergadering te laten doorgaan, maar in omstandigheden die enerzijds verzoenbaar zijn met de maatregelen genomen naar aanleiding van de Covid-19 pandemie, en anderzijds toch aan de leden toe te laten hun stemrecht uit te oefenen en hen de kans te geven vragen te stellen.

Daarnaast krijgt het bestuursorgaan de bevoegdheid om te beslissen dat de leden uitsluitend op afstand mogen stemmen (stemmen op afstand wordt tijdelijk van toepassing, ook voor de vzw's die niet van een wettelijke of statutaire regeling gebruik kunnen maken) en/of stemmen per volmacht kunnen organiseren (in dat geval wordt een volmachthouder aangeduid die de steminstructies van de betrokken leden moet opvolgen). De formulieren voor een stemming op afstand en de volmachten worden aan de vereniging bezorgd op het aangegeven adres, desnoods alleen elektronisch. Een gescande of gefotografeerde versie volstaat.

Wanneer zij niet kan garanderen dat de maatregelen ter bestrijding van de Covid-19 pandemie kunnen worden nageleefd kan de vzw zelfs elke fysieke aanwezigheid verbieden (uitzondering: wanneer er beslissingen m.b.t. authentieke aktes moeten genomen worden, in dat geval moet de notaris fysiek aanwezig zijn).

Dit laat toe als het nodig is de vergadering te houden met één enkele volmachthouder. De entiteit kan de leden tevens opleggen hun vragen schriftelijk te stellen tot de vierde dag vóór de vergadering. Kiest zij ervoor de leden toe te laten de vergadering rechtstreeks of in uitgesteld relais te volgen (bv. via een webcam of via een telefonische conferentie, zonder dat de leden nochtans verplicht de mogelijkheid moeten hebben om actief tussen te komen), dan kan ze de vragen op dat ogenblik beantwoorden. Ze kan deze vragen ook schriftelijk beantwoorden, in dat geval deelt ze de antwoorden ten laatste op de dag van de vergadering mee. 

Vzw's die al hun AV hadden bijeengeroepen kunnen ook van deze regels gebruik maken, mits ze hun leden daarover correct informeren (via website, mail, post...).

Vergaderingen via video- of telefoonconferenties met een beperkt aantal personen blijven perfect mogelijk. De algemene principes die gelden voor algemene vergaderingen bepalen dat om rechtsgeldig te kunnen vergaderen de aandeelhouders of leden moeten kunnen beraadslagen, het woord moeten kunnen voeren en hun stemrecht moeten kunnen uitoefenen. De invulling van deze principes is ook mogelijk via telefoon- of videoverbinding, gecombineerd met e-mail voor de uitwisseling van geschreven documenten.

3. Bestuursorgaan

Ten slotte wordt verduidelijkt dat het bestuursorgaan onder alle omstandigheden unaniem schriftelijk kan besluiten. Het bestuursorgaan kan ook (in voorkomend geval bij meerderheid) beraadslagen en besluiten via een elektronische communicatie die discussie toelaat.