Laatst gewijzigd: 
woensdag, 15 juli, 2020 - 11:25

Waar moet je op letten als je online gaat vergaderen?

Online vergaderen is niet altijd vanzelfsprekend. Niet iedereen is even snel weg met het digitale, daarom hieronder enkele tips en richtlijnen die je kan volgen om je online vergadering of meeting optimaal te laten verlopen!

Basisregels voorafgaand aan een online vergadering

  • Zorg dat je op voorhand de online tool al eens test zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Naast de tool test je best ook jouw hardware (camera, microfoon,...).
  • Duid een gespreksleider (zie volgende paragraaf) aan die de vergadering aanmaakt en gaat leiden, zodat het gesprek gestructureerd blijft.
  • Kom te vroeg! Als er dan iets niet loopt hoe het zou moeten, heb je nog tijd om dit recht te zetten.
  • Zorg voor een stabiele internetconnectie. Verbind via een ethernetkabel of ga zo dicht mogelijk bij een draadloos netwerk.
  • Als je verbinding toch niet optimaal is, kies ervoor om enkel audio te gebruiken.
  • Zorg dat je op een rustige plaats bent of gebruik een headset/ oortjes.
  • Begin op tijd!

    De gespreksleider

    • Zorg dat er voor je online vergadering 1 gespreksleider is.
    • De gespreksleider maakt de online vergadering aan en komt op voorhand in de vergadering.
    • Deze persoon dirigeert en beheert de vergadering.
    • Deze persoon zorgt ervoor dat er duidelijke afspraken zijn over het verloop van de vergadering.
    • Deze persoon verdeelt de agendapunten.

    Tijdens het online gesprek

    • Wijk niet af van de agendapunten.
    • Als je niet praat, demp je microfoon. Op die manier onderbreken lastige achtergrondgeluiden de vergadering niet!
    • Zorg dat je niet door mekaar praat, dit maakt de vergadering lastig om te volgen.
    • Vraag voor je begint te praten eerst het woord, dit via bijvoorbeeld de chat of een hand-opsteek-functie.
    • Zeg indien nodig eerst je naam voor je begint te spreken.
    • Neem je eigen notities.
    • Zorg dat jijzelf en de andere deelnemers aandachtig blijven.
    • Bedank iedereen om deel te nemen.
    • Beëindig het gesprek op tijd.

    Na het online gesprek

    • Vat het gesprek samen in een verslag.
    • Stuur dit verslag door naar alle deelnemers met eventuele actiepunten.
    • Evalueer het online gesprek en luister naar feedback.